آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که چگونه یک سامانه مدیریت آموزش و یادگیری چگونه می‌تواند به همه تیم‌های کسب‌وکار شما کمک کند؟ در این مقاله می‌خواهیم به روش‌هایی که سامانه مدیریت آموزش و یادگیری می‌تواند برای تیم مدیریت آموزشی شما سود ببرد، بپردازیم. اگر به دنبال راهی برای اطمینان از روان‌تر شدن عملیات آموزشی خود هستید، یک سامانه TMS (سامانه مدیریت آموزش) و سامانه LMS (سامانه مدیریت یادگیری) می‌تواند پاسخی برای مشکلات شما باشد. سامانه های مدیریت آموزش و یادگیری، به‌گونه‌ای طراحی‌شده‌اند که می‌توانند کل عملیات آموزشی شمارا مدیریت کنند، بنابراین کارکنان شما مجبور نیستند با مدیریت، وظایف تکراری و ورود داده‌های تکراری سروکار داشته باشند.
چگونه یک سامانه مدیریت آموزش و یادگیری می‌تواند برای هر تیمی در تجارت شما مفید باشد؟
دریابید که چگونه یک TMS (سامانه مدیریت آموزش) و LMS (سامانه مدیریت یادگیری) می‌تواند پاسخی برای مشکلات شما باشد و مطمئن شوید که عملیات آموزشی شما روان‌تر انجام می‌شود. اگر سامانه مدیریت آموزش و یادگیری را برای کسب‌وکار خود در نظر بگیرید، ممکن است فکر کنید که تنها تعداد کمی از افراد در کسب‌وکار شما واقعاً از سامانه مدیریت آموزش و یادگیری استفاده می‌کنند، اما ما به شما نشان می‌دهیم که کل کسب‌وکار شما و کاربران شما می‌توانند از سامانه TMS و سامانه LMS در یک سیستم استفاده کند.
ابتدا بیایید به تیمی بپردازیم که احتمالاً بیشترین سود را از سیستم مدیریت آموزش خواهد برد یعنی تیم مدیریت آموزش شما.
۱. دوره‌های خود را برنامه‌ریزی کنید
اگر دوره‌های آموزشی زیادی را اجرا می‌کنید، به‌احتمال زیاد، زمان زیادی از تیم مدیریت آموزشی شما صرف برنامه‌ریزی آن دوره‌ها می‌شود تا بتوانید آن‌ها را به‌صورت آنلاین بفروشید و بنابراین می‌توانید زمان و مکان برگزاری دوره‌های آموزشی و همچنین تدریس معلمان را پیگیری کنید.
اگر چندین نمونه از یک دوره آموزشی را اجرا می‌کنید، این به برنامه‌ریزی در هر دوره آموزشی به‌صورت جداگانه است. جزئیاتی مانند تاریخ و استاد راهنما ممکن است تغییر کند، اما مواردی مانند شرح دوره، طول کلاس‌ها، تعداد کلاس‌ها در یک دوره و روش ارزیابی ثابت می‌مانند.
سامانه مدیریت آموزش و یادگیری به شما این امکان را می‌دهد که دوره‌ها را تنها با چند کلیک برنامه‌ریزی کنید و تیم شما در زمان و تلاش زیادی صرفه‌جویی می‌کند تا بتوانند کارهای مهم‌تری را انجام دهند. با سامانه مدیریت آموزش و یادگیری می‌توانید الگوهای دوره ایجاد کنید، به این معنی که بیشتر جزئیات دوره‌ای را که برنامه‌ریزی می‌کنید الگو می‌کنید و سپس می‌توانید این الگو را در تمام نمونه‌های آن دوره که برای برنامه‌ریزی نیاز دارید کپی کرده و استفاده کنید. اکنون تنها اطلاعاتی که برای ورود به آن و ویرایش آن نیاز دارید، نقاط قابل تغییر است. بقیه چیزها ثابت می‌ماند و از قبل برای شما پر شده است. سامانه مدیریت آموزش و یادگیری نه‌تنها این کار را به مراتب کسل‌کننده‌تر نمی‌کند، بلکه احتمال خطای انسانی و کپی کردن و چسباندن جزئیات اشتباه در کادر اشتباه و سپس انتشار در وب‌سایت شمارا کاهش می‌دهد.
۲. معلمان مناسب را اختصاص دهید
جدا از انجام مراحل تکراری مدیریت دوره‌های آموزشی، بخش برنامه‌ریزی نیز وجود دارد، جایی که باید مطمئن شوید که معلمان مناسبی را برای این کار اختصاص می‌دهید یا خیر.
سامانه مدیریت آموزش و یادگیری (سامانه LMS و سامانه TMS) با چند روش به شما کمک می‌کند تا این کار را انجام دهید. شما می‌توانید صلاحیت‌های مربوطه را که هر یک از کارکنان هنگام واردکردن آن‌ها به سامانه دارند، تنظیم کنید. به‌این‌ترتیب، اگر یک کلاس خاص فقط توسط افرادی که دارای آن مدرک هستند تدریس شود، می‌توانید مطمئن شوید که معلمان خود را به‌درستی فیلتر کرده‌اید و فقط بهترین افراد را برای این شغل تعیین کرده‌اید.
می‌توانید با سامانه مدیریت آموزش و یادگیری زمانی که معلمان در تعطیلات هستند، پیگیری کنید، بنابراین هرگز یکی از کارکنان را به چیزی اختصاص نمی‌دهید و بعد از آن‌ها مجبور نمی‌شوید که در آنجا حضور نداشته باشند، زیرا درواقع خارج از دفتر هستند.
هنگامی‌که معلمان در تعطیلات هستند، یا قبلاً به یک دوره متضاد اختصاص داده‌شده‌اند که سامانه مدیریت آموزش و یادگیری با حذف آن‌ها از لیست معلمان در هنگام برنامه‌ریزی دوره‌های خود، انتخاب آن‌ها را برای کلاس دیگر غیرممکن می‌کند.
۳. منابع خود را مدیریت کنید
خیلی مهم است که مطمئن شوید منابع صحیح به هر یک از دوره‌های شما اختصاص داده‌شده است یا نه. این می‌تواند مواردی مانند کلاس‌های درس، مواد آموزشی، تجهیزات تخصصی مانند وسایل نقلیه، پروژکتورها، رایانه‌ها و غیره را پوشش دهد. اساساً باید به هر چیزی که برای اطمینان از اجرای موفقیت‌آمیز دوره خود به آن نیاز دارید، توجه داشته باشید.
اول از همه، می‌توانید تمام منابع خود را در سامانه مدیریت آموزش و یادگیری ثبت کنید تا مطمئن شوید که سابقه کاملی از هر منبعی به‌عنوان یک تجارت دارید. سامانه مدیریت آموزش و یادگیری به شما این امکان را می‌دهد که منابع خود را دقیقاً همان‌طور که می‌خواهید مرتب کنید و از فیلدهای سفارشی استفاده کنید. به این معنی که می‌توانید جزئیات را به همان اندازه که می‌خواهید در سامانه مدیریت آموزش و یادگیری خود به دست آورید. اگر می‌خواهید کارهایی مانند ثبت شماره‌سریال لپ‌تاپ‌هایتان یا شماره ثبت وسایل نقلیه‌تان را انجام دهید، سامانه مدیریت آموزش و یادگیری می‌تواند مفید باشد، بنابراین همیشه می‌دانید که دقیقاً کدام یک را رزرو می‌کنید.
همچنین با سامانه مدیریت آموزش و یادگیری می‌توانید مکان هر یک از کلاس‌ها و منابع خود را تنظیم کنید تا مطمئن شوید که آن‌ها همیشه به مکان صحیح اختصاص داده می‌شوند و هرگز به‌طور تصادفی به‌جایی اختصاص داده نمی‌شوند.
علاوه بر این، با سامانه LMS و سامانه TMS می‌توانید اطلاعاتی مانند اینکه آیا چیزی از سرویس خارج شده است یا اینکه چند نسخه از کتاب خاصی دارید را درج کنید داشته باشید؛ بنابراین شخصی که دوره‌ها را برنامه‌ریزی می‌کند، همیشه تصویر کاملی را دارد حتی اگر در مکانی متفاوت از خود منابع باشد.
سپس، وقتی با سامانه مدیریت آموزش و یادگیری دوره‌های خود را برنامه‌ریزی کردید، می‌توانید منابع دقیق موردنیاز خود را انتخاب کنید و مطمئن باشید که همه‌چیزهایی که به آن دوره اختصاص داده‌شده است وجود دارد و در حالت کار قرار دارد.
۴. بازخورد جمع‌آوری کنید
یک کار بسیار ارزشمند در هر زمان که یک دوره آموزشی را برگزار می‌کنید، دریافت بازخورد از دانش‌آموزان است. با این حال این کار می‌تواند یک فعالیت بسیار وقت‌گیر باشد.
سامانه مدیریت آموزش و یادگیری طوری طراحی‌شده است که مطمئن می‌شود که می‌توانید تمام بازخوردهای حیاتی موردنیاز خود را جمع‌آوری کنید تا آموزش خود را به‌طور مؤثر ارزیابی بکنید، بدون اینکه مجبور باشید ساعت‌ها برای جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌ها صرف کنید.
نکته مهم این است که می‌توانید نظرسنجی‌های خود را مستقیماً از سامانه مدیریت آموزش و یادگیری ارسال کنید. این نه‌تنها به شما امکان می‌دهد از داده‌های تماسی که از قبل برای کلاس‌های خاص دارید استفاده کنید، بلکه به این معنی است که همه پاسخ‌ها را می‌توان به سامانه مدیریت آموزش و یادگیری بازگردانید
این بدان معناست که هنگام جمع‌آوری داده‌ها کار کمتری برای شما انجام می‌شود، زیرا سامانه مدیریت آموزش و یادگیری همه این کارها را برای شما انجام می‌دهد و همه اطلاعات را می‌توان مستقیماً به سیستم گزارش دهی ما منتقل کرد تا بتوانید هر طور که می‌خواهید آن‌ها را تجزیه‌وتحلیل کنید.
۵. ارتباطات خود را خودکارکنید
تیم مدیریت آموزشی شما احتمالاً زمان زیادی را صرف ارسال ایمیل به دانش‌آموزان شما می‌کند. اکثر ایمیل‌ها حاوی اطلاعات اولیه مشابهی هستند، مانند تأیید فروش، دستورالعمل‌های کلاس یا درخواست‌های نظرسنجی، اما واضح است که جزئیات خاص مانند جزئیات تماس و جزئیات کلاس باید هر بار تغییر کنند.
این به معنای جمع‌آوری تمام جزئیاتی است که باید در ایمیل‌ها وارد کنید. این به این معنی که زمانی که برای هر ایمیل صرف می‌کنید می‌تواند وقت شمارا تلف کند.
سامانه مدیریت آموزش و یادگیری یا سامانه LMS و سامانه TMS به شما این امکان را می‌دهد که برای تمام ایمیل‌هایی که باید ارسال کنید، الگوهایی را تنظیم کنید و سپس تمام جزئیات خاص را از سیستم، مانند نام دانش‌آموز، آدرس ایمیل، دوره خریداری شده و تاریخ‌های خاص از سیستم بررسی کنید. این بدان معنی است که می‌توانید مطمئن باشید که تمام ایمیل‌های شما همیشه با تمام جزئیات صحیح در آن‌ها ارسال می‌شود، بدون اینکه نیازی به صرف زمان برای بررسی مجدد آن‌ها داشته باشید.
با سامانه مدیریت آموزش و یادگیری می‌توانید رویدادهایی را تنظیم کنید که به ایمیل زمان ارسال را می‌گوید. این‌ها می‌توانند مواردی مانند تاریخ معین یا مشتری در حال تکمیل فروش باشند و باعث ارسال خودکار ایمیل شوند. وقتی همه قالب‌ها و راه‌اندازهای شما یک‌بار راه‌اندازی شدند، واقعاً لازم نیست دوباره نگران جنبه‌های ایمیلی باشید، مگر اینکه نیاز به‌اضافه کردن یک قالب ایمیل جدید به ترکیب داشته باشید.
۶. وظایف را به افراد مناسب محول کنید
اگر در یک تیم بزرگ کار می‌کنید، در دفاتر مختلف یا مکان‌های مختلف تقسیم می‌شوید، تقسیم‌کاری که باید انجام شود به افراد دیگری غیر از خودتان می‌تواند سخت باشد. شما می‌توانید زمان زیادی را صرف کارکنید و به مردم کارهایی را که باید انجام دهند را ایمیل کنید که واقعاً می‌تواند به بهره‌وری شما کمک کند.
استفاده از سامانه مدیریت آموزش و یادگیری برای تخصیص وظایف به افراد، روشی بسیار سریع‌تر برای کار است و مطمئن می‌شوید که همه دقیقاً می‌دانند چه‌کاری انجام می‌دهند بدون اینکه زمان زیادی را در این فرآیند تلف کنید.
هنگامی‌که رویدادی را ایجاد می‌کنید، می‌توانید وظایفی را به آن رویداد اختصاص دهید که می‌توانید با استفاده از گردش‌های کاری، کار را نیز الگوبرداری کنید، بنابراین می‌توان کارهای مشابه را در چندین رویداد تنها با چند کلیک کپی کرد و سپس فردی را به‌عنوان مسئول آن کار اختصاص داد.
در سامانه مدیریت آموزش و یادگیری، همه وظایف هر رویداد در صفحه رویداد، در صفحه اصلی همه نمایش داده می‌شود تا کارکنان بتوانند فهرست شخصی‌سازی شده وظایف خود را ببینند.
۷. مسیرهای آموزشی ایجاد کنید
گاهی اوقات برنامه‌ریزی واضح آموزش‌های مختلفی که ارائه می‌دهید و نحوه ارتباط آن‌ها با یکدیگر ممکن است دشوار باشد. این می‌تواند تمام کارهای مختلفی باشد که یک دانش‌آموز باید انجام دهد تا مدرک تحصیلی کسب کند یا تمام دوره‌های مختلفی که یک دانش‌آموز باید تکمیل کند تا به یک مدرک بزرگ‌تر اضافه شود. این مهم است که دانش‌آموزان شما در مورد آنچه از آن‌ها انتظار می‌رود، دید کامل داشته باشند و اینکه شما به نحوه پیشرفت دانش‌آموزان خود و کارهایی که هنوز باید انجام شود، آگاه باشید.
اینجاست که سامانه مدیریت آموزش و یادگیری وارد می‌شود. سامانه LMS و سامانه TMS به شما این امکان را می‌دهد که بسته به نتایج یادگیری که می‌خواهند به آن دست یابند، برنامه‌های یادگیری شخصی برای دانش‌آموزان خود ایجاد کنید. می‌توانید دقیقاً برنامه‌ریزی کنید که آن‌ها چه آموزش و تکالیفی را باید تکمیل کنند و به چه ترتیبی، مطمئن شوید که به نتیجه آموزشی موردنظر خود می‌رسند.